PENGELOLAAN INFORMASI DIGITAL PERANGKAT LUNAK PENGOLAH KATA

PENGERTIAN

Pengolahan data pada zaman sekarang ini sebagian besar melalui perangkat elektronik. Keuntungan yang didapat dengan pengolah data melalui perangkat elektronik adalah data yang dihasilkan dapat lebih cepat tersaji, bahkan dengan nilai keakuratan yang lebih tinggi. Tidak terkecuali pada bidang perkantoran, informasi – informasi yang ada telah diolah menggunakan aplikasi khusus perkantoran atau biasa disebut office suite (aplikasi perkantoran). Aplikasi yang biasa digunakan dalam perkantoran terdiri dari Pengolah Kata, Pengolah Angka, Aplikasi Presentasi. Paket aplikasi perkantoran yang paling dominan saat ini adalah Microsoft Office. Paket Microsoft Office terdiri dari Microsoft Word (Pengolah Kata), Microsoft Excel (Pengolah Angka), dan Power Point (Aplikasi Presentasi). Microsoft Office memiliki beberapa versi, saat ini versi yang banyak digunakan adalah versi Microsoft Office 2010.

Salah satu kegiatan mengelola informasi digital adalah menulis/membuat/menyusun naskah digital menggunakan aplikasi pengolah kata. Aplikasi pengolah kata (word processing) merupakan perangkat lunak yang digunakan khusus untuk malakukan pemprosesan kata. Penggunaan aplikasi pengolah kata biasa untuk tulis – menuli surat, membuat brosur, karya ilmiah, buku, majalah, dan lainnya. Contoh Aplikasi Pengolah Kata dapat dibedakan berdasarkan sistem operasi yang ada dalam komputer. Sistem operasi LINUX bisa menggunakan aplikasi Star Office, Abi Word, LyX, KlyX, Open Office, Kword, Word Perfect. Sedangkan untuk sistem operasi MacOS bisa menggunakan aplikasi I Works Pages,  Open Office, Word Perfect. Terakhir Windows yang merupakan sistem operasi paling banyak digunkan aplikasi pengolah kata yang sering digunakan adalah Microsoft Word 2010.

MICROSOFT WORD 2010

MANFAAT/FUNGSI
Microsoft Word 2010 adalah aplikasi pengolah kata yang sangat populer pada saat ini, Aplikasi yang dikembangkan oleh Microsoft ini terdapat dalam satu paket Microsoft Office 2010. Microsoft word yang paling sering dipakai oleh kebanyakan orang selain microsoft excel dan power point. Dengan microsoft word dapat memudahkan kerja manusia dalam melakukan pengetikan surat maupun dokumen lain.

Fungsi Microsoft Word 2010

• Membuat  dokumen dan menyimpan dokumen

• Membuat surat

• Membuat grafik dan tabel

• Membuat tulisan dengan berbagai variasi (warna dan jenis huruf)

• Memasukan gambar

MENGOPERASIKAN MICROSOFT WORD 2010

Sebelum memulai Microsoft Word, terlebih dahulu mengecek komputer apakah program Microsoft Word 2010 ini sudah terinstal atau belum. Jika sudah terinstal, anda bisa menggunakannya untuk berbagai keperluan.

Membuka Microsoft Word 2010

1. START --> All Programs --> Microsoft Office --> Microsoft Word 2010

atau

2. Double klik Icon Microsoft Word 2010 di Desktop

TAMPILAN AWAL APLIKASI

Aplikasi Ms Word 2010 akan tampil saat mengerjakan cara diatas. Tampilan Ms. Word 2010 sangat mudah dipahami. Perhatikan gambar berikut ini

Penjelasan dari bagian - bagian tampilan (interface) Ms.Word 2010 : 

• Quick Access Toolbar, kumpulan ikon atau tombol shortcut yang paling sering digunakan seperti New, Open, Save, Undo, Redo
• Title Bar : merupakan nama file dari dokumen yang terbuka
• Ribbon merupakan menu yang berisi kumpulan ikon perintah yang berhubungan dengan pengaturan file dokumen. Atau Ribbon adalah area yang digunakan untuk menampilkan tab dan menu dari tab yang aktif
• Tab adalah sederetan menu yang ditandai dengan teks. terdiri dari tab File, Insert, Page Layout, dll
• Grup Ribbon adalah kelompok menu dalam tiap Ribbon yang memiliki kesamaan fungsi
• Work Area atau Lembar kerja : merupakan tempat yang digunakan untuk mengetik teks pada microsoft word. Work area pada microsoft word sering disebut sebagai PAGE/WORKBOOK
• Zoom Level merupakan merupakan bagian yang berisi tombol-tombol perintah yang mengatur besar kecilnya tampilan lembar kerja

File

File berisi ikon-ikon perintah yang berhubungan dengan pengaturan file dokumen

Keterangan : 

• New : digunakan untuk membuat dokumen baru (CTRL + N)

• Open : digunakan untuk membuka dokumen (CTRL+O)

• Close : digunakan untuk menutup dokumen (ALT+F4)

• Save : digunakan untuk menyimpan dokumen (CTRL + S)

• Save As : digunakan untuk menyimpan dokumen dengan nama yang berbeda

• Print : digunakan untuk mencetak dokumen (CTRL+P)

• Undo : digunakan untuk membatalkan perintah terakhir (CTRL+Z)

• Redo : digunakan untuk mengembalikan perintah yang dibatalkan (CTRL+Y)

Tab Home

Tab Home merupakan tab yang paling sering digunakan berisikan fitur format teks seperti font dan perubahan paragraf

Keterangan : 

Group Clipboard
• Cut : berfungsi untuk memotong teks/objek yang dipilih (CTRL + X)
• Copy : digunakan untuk menyalin teks atau objek yang dipilih (CTRL + C)
• Paste : berfungsi untuk menempelkan hasil copy atau paste (CTRL + V)
• Format painter : berfungsi untuk meniru format teks ke dokumen lainnya

Group Font
• Font : digunakan untuk memilih jenis huruf yang digunakan
• Font Size : digunakan untuk mengatur ukuran huruf
• Grow Font : Untuk memperbesar ukuran huruf secara instan
• Shrink Font : Untuk memperkecil ukuran huruf secara instan
• Bold : digunakan untuk menebalkan teks (CTRL+B)
• Italic :  digunakan untuk memiringkan teks (CTRL + I)
• Underline digunakan untuk memberikan garis bawah pada teks (CTRL + U)
• Change Case : digunakan untuk mengubah format penulisan huruf kapital.

Ada 5 jenis Change Case :
a) Sentence case : Teks huruf besar diawal karakter pada kata pertama
b) lowercase : Merubah semua huruf dalam kalimat menjadi huruf kecil
c) UPPERCASE : Merubah semua huruf dalam kalimat menjadi huruf kapital
d) Title Case : Huruf awal setiap kata dalam kalimat menjadi huruf besar(kapital)
e) tOGGLE cASE : Semua huruf awal pada setiap kata dalam kalimat menjadi huruf kecil sedangkan huruf lainnya menjadi huruf kapital

• Clear Formatting : Untuk menghapus semua pemformatan teks terpilih
• Strikethrough : untuk memberikan tanda coret pada teks terpilih
• Subscript : digunakan untuk membuat teks pemangkatan yang berada dibawah
• Superscript : digunakan untuk membuat teks pemangkatan yang berada diatas
• Text Effect : untuk memberikan efek artistik pada teks terpilih
• Text Highlight Color : untuk memberikan warna stabilo di belakang teks terpilih
• Font Color : digunakan untuk memberi warna pada teks 

Group Paragrap
• Bullets : digunakan untuk memberikan tanda bullets
• Numbering : digunakan untuk memberikan format penomoran secara otomatis pada suatu paragraf
• Decrease Indent : Untuk menggeser baris kedua paragraf ke kiri
• Increase Indent : untuk menggeser baris kedua paragraf ke kanan
• Sort : untuk mennyortir data
• Show Paragraph Marks : untuk menampilkan/menyembunyikan tanda koreksi paragraf
• Alignt Text Left : untuk mengatur teks/paragraf menjadi rata kiri
• Alignt  Text Right : untuk mengatur teks/paragraf menjadi rata kanan
• Center : untuk mengatur teks/paragraf menjadi rata tengah
• Justify : untuk mengatur teks/paragraf menjadi rata kanan dan kiri
• Line and Paragraph Spacing : untuk mengatur jarak antar baris teks. atau untuk mengatus spasi pada paragaf
• Border :  untuk memberikan garis tepi pada teks terpilih
• Shading : untuk mengatur warna latar teks terpilih

Group Styles
Group Styles terdiri dari dua menu, Yaitu :
• Heading Styles : digunakan untuk memberikan pilihan format penjudulan paragraf
• Change Styles : berisi pilihan pengaturan tema paragraf

Group Editing
• Find :  untuk mencari kata tertentu dalam suatu dokumen
• Replace : untuk mencari dan mengganti kata yang ditemukan dalam suatu dokument

Tab Insert

Tab Insert, tab insert memungkinkan untuk memasukan berbagai item kedalam dokumen seperti gambar, clip art, tabel dan header dan footer

Keterangan :

Group Table
• Table : Digunakan untuk menyisipkan tabel pada lembar kerja

Group Illustration
• Pictures : untuk menyisipkan objek gambar dari direktori yang tersimpan dalam komputer pada lembar kerja
• Clip Art :  untuk menyisipkan clip art atau gambar yang disediakan
• Shapes : digunakan menyisipkan objek shape atau berbagai jenis bentuk pada dokumen
• Chart : untuk menyisipkan objek grafik pada halaman
• SmartArt : untuk menyisipkan objek struktur organisasi, flow chart dan sebagainya pada halaman.

Group Header & Footer
• Header : untuk menambahkan teks/objek pada bagian header /bagian atas yang akan tampil pada setiap halaman .
• Footer : untuk menambahkan teks/objek pada bagian footer /bagian bawah yang akan tampil pada setiap halaman
• Page Number : untuk memberikan penomoran pada setiap halaman

Group Symbol
• Equation : untuk menyisipkan format matematika pada dokumen
• Symbol : untuk menyisipkan beberapa simbol pada dokumen

Tab Page Layout

Tab Page Layout pada tab ini memiliki perintah perintah unuk mengatur halaman seperti margin, orientasi, menyisipkan kolom, latar belakang dan tema.

Keterangan :

Group Page Setup

• Margins untuk mengatur batas teks pada dokument

   Untuk mengatur batas Atas kertas menggunakan menu Top

   Untuk mengatur batas Bawah kertas menggunakan menu Bottom

   Untuk mengatur batas Kiri kertas menggunakan menu Left

   Untuk mengatur batas Kanan kertas menggunakan menu Right

• Orientation untuk mengatur posisi halaman

   Pengaturan Landscape untuk mengatur posisi kertas secara horizontal/mendatar 

   Pengaturan Portrait untuk mengatur posisi kertas secara vertikal/memanjang

• Size untuk mengatur ukuran kertas

  Berikut ini merupakan ukuran kertas yang sering digunakan dalam keseharian : 

  Ukuran kertas A4 : 210 mm x 297 mm

  Ukuran kertas F4/Folio  : 216 mm x 330 mm

  Ukuran Kertas Letter : 216 mm x 279 mm

  Ukuran Kertas Quarto : 216 mm x 275 mm

  Ukuran kertas Legal : 216 mm x 356 mm

• Colums untuk mengatur jumlah kolom teks pada halaman dokumen

Group Paragraph

• Spacing untuk mengatur jarak antara paragraph

• Indent untuk mengatur batas teks

Tab References

Tab ini memiliki perintah- perintah untuk digunakan saat membuat Daftar Isi dan halaman kutipan. Menu References berkaitan erat dengan Grup Table Of Content yang biasa digunakan untuk membuat daftar isi secara otomatis dalam microsoft word

Keterangan :

Group Table of Content

• Table of Contents untuk mengelolah daftar isi

• Add Text untuk mengelolah paragraph yang terpilih menjadi masukan pada daftar isi yang dibuat.

• Update Table untuk memperbaharui daftar isi

Tab Mailings

Tab ini memungkinkan pengaturan dokumen untuk mengirim surat, seperti mencetak amplop, label atau pembuatan surat secara masal. Menu Mailing berkaitan erat dengan Mail Merge yang digunakan untuk membuat surat secara masal

Keterangan :

Group Create 
• Envelopes untuk membuat amplop
• Labels untuk membuat label

Group Start Mail Merge
• Start Mail Merge untuk membuat surat (masal) yang biasa atau berupa email
• Select Recipients untuk membuat dan memilih penerima surat     
• Edit Recepient List untuk mengubah daftar penerima surat